주문승낙서 / 프로포마 인보이스 (Order Confirmation / Proforma Invoice) 완벽 가이드
견적서(Quotation/Offer)와 구매확약서(Purchase Order) 교환이 끝난 후, 거래의 최종 착수 단계에서 판매자(Seller)가 구매자(Buyer)에게 “귀하의 주문을 최종 승인하며, 명시된 조건에 따라 수입 승인, L/C(신용장) 개설, 선금 송금을 진행해 달라”고 발급하는 서류가 있습니다. 바로 ‘주문승승낙서(Order Confirmation) / 프로포마 인보이스(Proforma Invoice, 이하 P/I)’입니다.
“사장님, 해외 바이어가 L/C(신용장)를 개설해야 한다고 ‘P/I’를 보내 달라고 하는데 일반 인보이스(Commercial Invoice)랑 뭐가 다른가요?”
“P/O(주문서)를 받고 난 뒤 ‘Order Confirmation’을 꼭 다시 발송해야 하나요? 어떤 문구를 넣어 두어야 하나요?”
무역 및 B2B 거래에서 Proforma Invoice(견적음송장/가인보이스)와 Order Confirmation(주문승낙서)는 사실상 동일한 성격으로 사용되며, 거래가 확정되었음을 입증하고 대금 결제나 수입 행정 절차를 시작하게 만드는 가장 결정적인 서류입니다.
오늘 주문승낙서 및 P/I의 정확한 개념부터 상업송장(C/I)과의 차이점, 필수 포함 항목, 국문 및 영문 표준 작성 양식, 발급 전 필수 체크리스트까지 친절하고 차근차근 설명해 드릴게요!
1. 주문승낙서 / P/I의 정의 및 상업송장(C/I)과의 차이점
Proforma Invoice (P/I / 견적음송장) 및 Order Confirmation (주문승낙서)란 판매자가 구매자의 주문(P/O)을 정식으로 수락했음을 알리고, 실제 계약이 이행되기 전 수입 승인, 신용장(L/C) 개설, 외환 송금(T/T 선금) 등을 위해 예비(가)로 발행하는 송장입니다.
💡 Proforma Invoice (P/I) vs Commercial Invoice (C/I) 차이점
| 구분 | 프로포마 인보이스 (Proforma Invoice / P/I) | 상업송장 (Commercial Invoice / C/I) |
| 발행 시점 | 계약 확정 직후 (선적 및 대금 지급 전) | 물품 선적(Shipment) 완료 시점 |
| 주요 목적 | 수입 인허가, L/C 개설, 선금(Deposit) 송금용 | 통관, 관세 부과, 최종 대금 청구용 |
| 성격 | 예비 송장 (가인보이스) | 확정 확정 송장 (진짜 인보이스) |
| 확정 여부 | 사정에 따라 일부 변경 가능 | 실제 선적 내역과 일치하는 최종 확정 서류 |
핵심 포인트!
바이어가 해외 은행에서 신용장(L/C)을 개설하거나 한국으로 외환(T/T 선금)을 보낼 때, 은행에서는 아직 물건이 들어오지 않았기 때문에 실제 C/I 대신 계약 증빙용 서류로 Proforma Invoice(P/I) 제출을 요구하게 됩니다.
2. P/I 및 주문승낙서 작성 시 반드시 들어가야 할 6가지 핵심 요소
- 문서 번호 및 발행일자 (P/I No. & Date): L/C 개설 및 외환 송금 신청 시 기준이 되는 고유 번호
- 양 당사자 정보 (Seller & Buyer): 상호명, 주소, 담당자, 연락처, 이메일
- 계약 물품 명세: 품명, 모델명/규격(Spec/SKU), 수량, 단가, 총 합계 금액
- 인도 조건 (Incoterms 2020): FOB, CIF, EXW 등 기준 조건 및 선적항/목적항
- 결제 조건 및 은행 계좌 정보 (Payment Terms & Bank Details): T/T 선금 비율, L/C 개설 기한, Swift Code, 계좌번호 (★가장 중요★)
- 선적 기한 (Shipment Date) 및 유효기간: 선적 완료 예정일 및 P/I 유효기간
3. [바로 사용하는] 영문 프로포마 인보이스 (Proforma Invoice) 표준 양식
해외 바이어에게 선금 송금 요청 및 L/C 개설용으로 전달하는 영문 표준 P/I 양식입니다. 복사하여 괄호 [ ] 부분을 거래 정보로 수정해 사용하세요.
Plaintext
PROFORMA INVOICE (프로포마 인보이스 / 견적음송장)
P/I No.: PI-20260921-01
Date: September 21, 2026
Valid Until: October 21, 2026
[SELLER (공급자 / 수출자)]
- Company Name: TM4 Sports Co., Ltd.
- Address: 123 Teheran-ro, Gangnam-gu, Seoul, Republic of Korea
- Tel / Email: +82-2-1234-5678 / export@tm4sports.com
- Attn: Gildong Hong (Sales Director)
[BUYER (수입자 / 바이어)]
- Company Name: Global Sports Supplies Inc.
- Address: 456 Commerce Way, Los Angeles, CA, USA
- Ref. P/O No.: PO-20260915-01
- Attn: John Smith (CEO)
We are pleased to confirm and accept your Order (P/O No. PO-20260915-01) under the following terms and conditions:
--------------------------------------------------------------------------------
Item No. | Description & Specifications | Qty (Pcs) | Unit Price | Total Amount
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1 | Leather Soccer Shoes (TM4) | 1,000 | USD 35.00 | USD 35,000.00
2 | Athletic Track Jacket (Navy) | 500 | USD 20.00 | USD 10,000.00
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TOTAL AMOUNT: USD 45,000.00
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[TERMS & CONDITIONS]
1. Price Terms: FOB Busan Port, Korea (Incoterms 2020)
2. Time of Shipment: On or before November 30, 2026
3. Port of Loading / Discharge: Busan Port, Korea / Los Angeles Port, USA
4. Payment Terms: 30% T/T deposit within 7 days after P/I receipt, 70% balance against B/L copy.
[SELLER'S BANK ACCOUNT DETAILS FOR REMITTANCE]
- Bank Name: Korea Exchange Bank (KEB Hana Bank)
- Bank Address: 66 Eulji-ro, Jung-gu, Seoul, Korea
- SWIFT Code: KOEXKRSEXXX
- Account Number: 123-456789-01234
- Account Holder: TM4 Sports Co., Ltd.
PLEASE CONFIRM BY SIGNING AND RETURNING THIS PROFORMA INVOICE.
Confirmed & Accepted by (Buyer): Issued & Confirmed by (Seller):
Global Sports Supplies Inc. TM4 Sports Co., Ltd.
___________________________ ___________________________
Authorized Signature / Stamp Gildong Hong / Sales Director
Date: _____________________ Date: September 21, 2026
4. [바로 사용하는] 한글 주문승낙서 / 확약서 표준 양식
국내 기업 간(B2B) 주문 수락 및 계약 확정 시 사용하는 한글 표준 서식입니다.
Plaintext
주 문 승 낙 서 (Order Confirmation)
문서번호: OC-20260921-01
발행일자: 2026년 09월 21일
[수신 (발주업체 / 구매자)]
- 상호명: (주)글로벌유통
- 대표자: 이영희
- 담당자: 김철수 팀장 (02-987-6543 / buyer@global.com)
[발신 (공급업체 / 판매자)]
- 상호명: (주)티엠포스포츠
- 사업자등록번호: 123-45-67890
- 주소: 경기도 남양주시 OO로 123
- 담당자: 홍길동 부장 (010-1234-5678 / sales@tm4sports.com)
제 목: 주문(발주서 PO-20260915) 최종 승낙 및 생산 확정의 건
귀사의 일익 번창하심을 기원합니다.
당사는 귀사로부터 수령한 주문서(P/O No. PO-20260915)의 내용을 최종 검토하고 승인하였으며, 아래 조건에 따라 물품 생산 및 납품을 진행함을 확약합니다.
- 다 음 -
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No. | 품명 및 규격 (Model/Spec) | 수량 | 단위 | 단가 (원) | 공급가액 (원) | 비고
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1 | 축구화 (TM4-Pro / 270mm) | 500 | 족 | 100,000 | 50,000,000 | 블랙
2 | 트레이닝복 상하의 세트 | 300 | 벌 | 60,000 | 18,000,000 | 네이비
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공급가액 소계 : ₩68,000,000
부가가치세(10%): ₩6,800,000
총 확정 금액 : ₩74,800,000
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[납품 및 정산 조건]
1. 납품 예정일: 2026년 10월 31일까지 지정 창고 입고
2. 인도 장소: 경기도 남양주시 OO로 123 (주)글로벌유통 물류창고
3. 결제 조건: 계약금 30%(₩22,440,000) 입금 확인 후 생산 착수, 잔금 70%는 물품 인수 후 15일 이내
4. 입금 계좌: OO은행 123-456-789012 (예금주: (주)티엠포스포츠)
2026년 09월 21일
(주)티엠포스포츠 대표이사 홍 길 동 (직인)
5. P/I 및 주문승낙서 발행 전 반드시 확인해야 할 체크리스트 4가지
① 정확한 은행 정보 (Swift Code / 계좌번호) 명시 (★가장 중요★)
무역 거래 시 바이어가 P/I를 바탕으로 외환 송금을 진행하므로 은행 영문명, 은행 주소, SWIFT Code, 계좌번호, 예금주 영문명(Account Holder)에 단 1자의 오타도 없어야 송금 반송 및 지연을 예방할 수 있습니다.
② L/C(신용장) 개설용 필수 문구 확인
신용장 거래인 경우, 바이어 국가 은행의 L/C 개설 요건에 맞추어 P/I에 L/C 개설 마감일(L/C Opening Date) 및 서류 제시 기간을 정확히 기재해 두어야 합니다.
③ 선금(Deposit) 입금 확인 후 생산 착수 조건 명시
P/I 하단 특약 사항에 “본 P/I는 30% 선금(Deposit)이 당사 계좌에 입금된 시점부터 생산 및 납기 일수가 산정된다”는 구절을 넣어두어야 바이어의 송금 지연으로 인한 납기 분쟁을 막을 수 있습니다.
④ P/I의 유효기간 (Validity) 설정
원자재 가격, 환율, 선박 운임비 변동에 대비하여 “본 P/I는 발행일로부터 30일간 유효함”을 표시하여 부당한 장기 계약 유도를 방지하세요.
6. 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 바이어가 P/I에 서명해서 보내주면 정식 계약서 역할을 대신할 수 있나요?
네, 가능합니다. 정식 매매계약서(Sales Contract)를 별도로 작성하지 않았더라도, 판매자가 발급한 P/I 하단에 바이어가 “Confirmed & Accepted” 서명(Sign)하여 반환했다면 정식 무역 계약으로서의 동일한 법적 구속력을 갖게 됩니다.
Q2. P/I 금액과 나중에 발급하는 실제 C/I(상업송장) 금액이 달라져도 되나요?
원칙적으로는 동일해야 합니다. 다만, 실제 선적 과정에서 수량 차이(More or Less Clause)나 해상 운임비 변동으로 약간의 금액 차이가 발생하는 경우, 바이어와 합의하에 최종 C/I 및 L/C 수정(Amendment) 절차를 거쳐 정산하게 됩니다.
Q3. 주문승낙서를 발송한 후 공급자가 마음대로 주문을 취소할 수 있나요?
P/I나 주문승낙서를 발행하여 바이어에게 승낙 의사를 전달한 이후에는 판매자도 일방적으로 주문을 취소할 수 없습니다. 취소 시 신뢰도 하락은 물론 손해배상 청구를 당할 수 있으므로 자재 수급 및 생산 일정을 엄격히 확인한 후 서류를 발송하셔야 합니다.
💡 한 줄 요약 및 마무리
- 프로포마 인보이스(P/I) / 주문승낙서는 바이어의 주문을 최종 승인하고 수입 인허가, L/C 개설, 선금 송금을 위해 발급하는 예비 송장입니다.
- 정확한 외환 송금 계좌 정보(SWIFT Code)와 선금 입금 후 생산 착수 조건, 유효기간을 반드시 명시하세요.
- 바이어의 서명(Sign)을 받아두면 정식 무역계약서와 동일한 법적 효력을 발휘합니다!
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